Jede Flugbuchung erhält wenige Sekunden nach der Zahlung einen kurzen Code: sechs Buchstaben und Ziffern, die zufällig wirken, aber Zugang zur gesamten Reise geben. Dieser Code verweist auf den Passenger Name Record, kurz PNR, den Datensatz, in dem eine Fluggesellschaft oder ein Reisebüro alle Informationen zu einer Reservierung speichert. Derselbe Code wird beim Online-Check-in, am Flughafenschalter in Heathrow oder JFK und immer dann benötigt, wenn ein Sitzplatz, ein Gepäckstück oder ein Datum geändert werden soll.
Fluggesellschaften nennen den Code unterschiedlich, und das ist ein Grund, warum Reisende durcheinanderkommen. Dieser Ratgeber erklärt, was ein PNR ist und was er enthält, wo man ihn findet, was man damit tun kann, warum eine Reise mehrere davon haben kann, wie er sich von einer Ticketnummer unterscheidet, wie Regierungen PNR-Daten nutzen und warum man eine Bordkarte niemals online posten sollte.
Was ein Passenger Name Record ist
Ein PNR ist der Buchungsdatensatz für eine Reise, die von einem Passagier oder in seinem Namen gebucht wurde. Er wird von einer Fluggesellschaft oder ihrem autorisierten Agenten erstellt, und wenn eine Reise über ein Reisebüro gebucht wird, kann das globale Distributionssystem (GDS) des Reisebüros ihn im Rahmen des Buchungsprozesses anlegen. Der Datensatz existiert im Reservierungssystem, und der kurze Code, den Reisende sehen, ist sein Buchungscode (Record Locator), meist eine sechsstellige Kombination aus Buchstaben und Ziffern.
Ein PNR ist mehr als ein Name und ein Flug. Er enthält mindestens den Namen des Passagiers, die Reiseroute, die Kontaktdaten, die Ticketinformationen und ein Received-from-Element, das zeigt, wer die Buchung oder die letzte Änderung vorgenommen hat. Mit der Zeit können darin auch Sitzplatzzuweisungen, Sonderwünsche für Mahlzeiten, Vielfliegernummern, zusätzliches Gepäck und Anfragen nach Unterstützung am Flughafen gespeichert werden.
Das Reiseglossar von Amadeus beschreibt den PNR als eindeutige Kennung, mit der Reiseanbieter und Agenten die persönlichen Daten und Buchungsdaten für eine einzelne Reise verwalten. Neben Flügen kann ein PNR auch Hotelreservierungen, Mietwagen und Sonderwünsche enthalten, weshalb fast jede Serviceanfrage, vom Sitzplatzwechsel bis zur Erstattung, mit diesem Code beginnt.
Wo man den PNR findet
Die Buchungsreferenz taucht an mehreren Stellen auf, und Fluggesellschaften geben ihr unterschiedliche Namen: Bestätigungscode, Buchungsreferenz, Buchungscode, Bestätigungsnummer oder Reservierungscode. Gemeint ist in der Regel immer derselbe sechsstellige PNR. Hier sollte man nachsehen:
- in der Buchungsbestätigung per E-Mail von der Fluggesellschaft oder dem Reisebüro, meist ganz oben;
- auf dem E-Ticket-Beleg oder dem Reiseplan im Anhang der Bestätigung;
- auf der Bordkarte, wo er oft als Bestätigungscode oder Buchungsreferenz erscheint;
- in der App der Fluggesellschaft, im Bereich Reisen oder Buchungen;
- im Bereich Buchung verwalten auf der Website der Fluggesellschaft;
- im Reiseplan des Reisebüros, wenn die Reise über einen Agenten oder ein Buchungsportal gekauft wurde.
Wurde eine Reise über ein Reisebüro gebucht, kann die Bestätigung den eigenen Code des Reisebüros statt des Codes der Fluggesellschaft zeigen. Erkennt die Website der Fluggesellschaft den Code nicht, können das Reisebüro oder die Fluggesellschaft den Airline-Code für dieselbe Buchung nennen. Es ist außerdem hilfreich, den Code offline zu speichern, als Screenshot oder Notiz auf dem Handy, denn WLAN am Flughafen und mobile Daten sind nicht immer verfügbar, wenn man sie gerade braucht.
Was man mit dem PNR tun kann
Mit einem PNR und einem Nachnamen kann ein Reisender die Buchung auf der Website oder in der App der Fluggesellschaft öffnen. Das ist der Zugang zum Online-Check-in, zur Ausstellung oder zum erneuten Ausdruck der Bordkarte, zum Überprüfen der Reiseroute und des Flugstatus und zum Aktualisieren der Kontaktdaten, damit die Fluggesellschaft Benachrichtigungen über Verspätungen oder Gate-Änderungen senden kann.
Derselbe Code öffnet Buchung verwalten, wo Reisende Sitzplätze auswählen oder ändern, Aufgabegepäck oder andere Leistungen hinzufügen, besondere Unterstützung anfordern und je nach Fluggesellschaft und Tarifbedingungen einen Namen korrigieren oder Reisedaten ändern können. Jede Fluggesellschaft legt ihre eigenen Gebühren und Grenzen für solche Änderungen fest, daher sind die Tarifbedingungen genauso wichtig wie der Code.
Fluggesellschaften fragen den PNR zusammen mit dem Nachnamen ab, und das hat einen Grund. Der PNR kennzeichnet die Buchung, während der Nachname eine zweite Prüfung hinzufügt, die den richtigen Passagier dem richtigen Datensatz zuordnet und Verwechslungen reduziert. Ohne beide Angaben öffnet das System die Reservierung nicht.
Warum eine Reise mehrere PNRs haben kann
Eine einzelne Reise wird nicht immer in einem einzigen Datensatz gespeichert. Amadeus weist darauf hin, dass die Verbindung zwischen einem PNR und einer Reiseroute davon abhängt, wie viele Fluggesellschaften beteiligt sind, von Interline- oder Codeshare-Vereinbarungen und vom Buchungssystem: Ein Hin- und Rückflug oder eine Umsteigeverbindung bei derselben Fluggesellschaft kann einen gemeinsamen PNR haben, eine gemischte Reiseroute oft nicht. Ein Reisebüro oder GDS kann eine einzige Buchungsakte für die gesamte Reiseroute führen, während jede Fluggesellschaft ihren eigenen PNR für die von ihr durchgeführten Flüge hat. Deshalb sieht ein Reisender womöglich einen Code vom Reisebüro und einen anderen auf der Website der Fluggesellschaft.
Codeshare- und Interline-Buchungen funktionieren genauso: Wenn eine Fluggesellschaft einen Flug verkauft, den eine andere durchführt, oder wenn sich mehrere Airlines eine Reiseroute teilen, kann jede von ihnen einen eigenen Datensatz für ihren Teil der Reise anlegen. Getrennte Tickets erzeugen natürlich getrennte PNRs, große Gruppen können aus betrieblichen Gründen auf mehrere Datensätze aufgeteilt werden, und ein Split-PNR kann auch nach einer Flugplanänderung oder Umbuchung entstehen, die eine ursprüngliche Reservierung aufteilt. Für den Online-Check-in bei einem Flug, den eine Partner-Airline durchführt, braucht man in der Regel den Buchungscode dieses Partners.
PNR und E-Ticket-Nummer im Vergleich
PNR und E-Ticket-Nummer stehen oft nebeneinander, kennzeichnen aber unterschiedliche Dinge. Die Tabelle zeigt, wie sich die beiden Codes unterscheiden.
| PNR (Buchungsreferenz) | E-Ticket-Nummer | |
|---|---|---|
| Format | Meist 6 Buchstaben und Ziffern | 13 Ziffern, die ersten drei kennzeichnen die ausstellende Fluggesellschaft |
| Was sie kennzeichnet | Den Buchungsdatensatz mit Passagieren, Flügen und Leistungen | Das ausgestellte und bezahlte Ticketdokument |
| Wann sie erscheint | Sobald die Reservierung angelegt ist, schon vor der Ticketausstellung | Erst nach Ausstellung des Tickets und Verknüpfung mit dem PNR |
| Nach einer Flugplanänderung | Bleibt meist gleich und wird mit den neuen Flügen aktualisiert | Kann sich ändern, wenn das Ticket neu ausgestellt wird |
| Hauptverwendung | Online-Check-in, Buchung verwalten, Flugstatus | Erstattungen, Entschädigungsforderungen und Streitfälle |
| Wo man sie findet | Bestätigungs-E-Mail, Bordkarte, Airline-App | E-Ticket-Beleg, manchmal die Bordkarte |
Nach einer Stornierung ist die Reservierung nicht mehr aktiv, aber Fluggesellschaften bewahren den Verlauf des Datensatzes für Service, Erstattungen und Umbuchungen auf. In der Praxis ist der PNR der Code für Check-in und Änderungen, während die Ticketnummer belegt, dass ein Ticket ausgestellt und bezahlt wurde. Beide in derselben Notiz auf dem Handy zu speichern, spart Zeit, wenn etwas schiefgeht.
Wie Regierungen PNR-Daten nutzen
Fluggesellschaften speichern PNR-Daten nicht nur für sich selbst. In der Europäischen Union erlaubt die PNR-Richtlinie (EU) 2016/681 den Mitgliedstaaten, Fluggastdaten zur Verhütung, Aufdeckung, Ermittlung und Verfolgung von terroristischen Straftaten und schwerer Kriminalität zu verarbeiten. Die Daten dürfen 5 Jahre lang gespeichert werden, müssen aber nach 6 Monaten durch Unkenntlichmachung direkter Identifikatoren wie Namen depersonalisiert werden, und ein vollständiger Zugriff ist danach nur unter strengen Bedingungen erlaubt. Die Verarbeitung sensibler Daten ist verboten.
In den USA nutzt die Zoll- und Grenzschutzbehörde CBP PNR-Daten für dieselben allgemeinen Zwecke, unter anderem um zu entscheiden, welche Passagiere zusätzlich kontrolliert werden müssen. Die CBP speichert PNR-Daten 5 Jahre lang in einer aktiven Datei und bis zu 10 weitere Jahre in einer ruhenden Datenbank und depersonalisiert sie nach 6 Monaten, indem Namen, Kontaktdaten und andere persönliche Informationen unkenntlich gemacht werden. Die EU hat festgestellt, dass die US-Gesetze und die Richtlinien der CBP eine angemessene Grundlage für die Übermittlung von PNR-Daten in die USA bieten.
Auf globaler Ebene empfiehlt die ICAO, dass Staaten PNR-Daten nicht länger als nötig speichern, mit einer empfohlenen Höchstdauer von 5 Jahren nach der Übermittlung, sie innerhalb von 6 Monaten und spätestens 2 Jahre nach der Übermittlung depersonalisieren und gegenüber Reisenden transparent machen, wie die Daten erhoben, genutzt und geschützt werden. Die Europäische Kommission erläutert die EU-Regeln auf ihrer Seite zu Reiseinformationen.
Weitere Bedeutungen von PNR und wie man ihn schützt
Der Begriff hat auch ein Leben außerhalb der Luftfahrt. Die Indian Railways verwenden den PNR für ihre Zugbuchungen, dort ist er jedoch eine 10-stellige Nummer, die an ein Ticket für einen einzelnen Passagier oder eine gemeinsam reisende Gruppe gebunden ist. Reisende geben diese Nummer in das Auskunftssystem der Bahn ein, um zu prüfen, ob eine Buchung bestätigt ist oder auf der Warteliste steht, und die Nummer ist oben links auf dem Ticket aufgedruckt. IRCTC, die Buchungsplattform der Bahn, beschreibt sie als Code, der vom Passagierreservierungssystem erzeugt wird und die Reisedaten enthält.
Da ein PNR und ein Nachname genügen, um eine Buchung zu öffnen, verdient der Code dieselbe Sorgfalt wie ein Passwort. Bordkarten und Bestätigungen tragen außerdem einen Barcode oder QR-Code, der mit den Buchungsdaten verknüpft ist, sodass in sozialen Netzwerken gepostete Fotos Fremden Zugriff auf die Sitzplatzwahl, die Kontaktdaten oder sogar Änderungen an der Reise geben können. Der Barcode folgt dem IATA-Standard Bar Coded Boarding Pass und speichert unter anderem den Namen des Passagiers, die Buchungsreferenz und den Flug. Einen Screenshot des Flugs auf dem Handy zu teilen, ist sicherer als ein Foto der Bordkarte.
Auch am Reisetag selbst hilft der PNR. Nach dem Auschecken aus dem Hotel vor einem späten Flug oder während eines langen Aufenthalts an Flughäfen wie dem Los Angeles International Airport oder Paris Charles de Gaulle reicht der Buchungscode, um später vom Handy aus einzuchecken. Ein Gepäckaufbewahrungsservice wie Qeepl hilft, ab US$3.50 pro Gepäckstück und Tag einen geprüften Aufbewahrungsort in der Nähe von Flughäfen, Bahnhöfen und Stadtzentren zu finden, sodass die freien Stunden der Stadt gehören können, statt einen Koffer zu bewachen.
