Cada reserva aérea recibe un código corto a los pocos segundos del pago: seis letras y números que parecen aleatorios pero que abren todo el viaje. Este código remite al Passenger Name Record, o PNR, el expediente donde una aerolínea o una agencia de viajes guarda todo lo relacionado con una reserva. El mismo código se necesita en el check-in en línea, en el mostrador del aeropuerto de Heathrow o JFK, y cada vez que hay que cambiar un asiento, una maleta o una fecha.
Las aerolíneas llaman a este código de distintas formas, y esa es una de las razones por las que los viajeros se confunden. Esta guía explica qué es un PNR y qué contiene, dónde encontrarlo, qué permite hacer, por qué un mismo viaje puede tener varios, en qué se diferencia de un número de billete, cómo usan los gobiernos los datos del PNR y por qué nunca se debe publicar una tarjeta de embarque en internet.
Qué es un Passenger Name Record
Un PNR es el registro de reserva de un viaje reservado por un pasajero o en su nombre. Lo crea una aerolínea o su agente autorizado, y cuando el viaje se reserva a través de una agencia de viajes, el sistema global de distribución (GDS) de la agencia puede crearlo como parte del proceso de reserva. El registro existe en el sistema de reservas, y el código corto que ven los viajeros es su localizador, normalmente una combinación de seis caracteres entre letras y números.
Un PNR es más que un nombre y un vuelo. Como mínimo, contiene el nombre del pasajero, el itinerario, los datos de contacto, la información del billete y un elemento received-from que indica quién hizo la reserva o el último cambio. Con el tiempo también puede guardar asignaciones de asiento, solicitudes de comidas especiales, números de viajero frecuente, equipaje adicional y solicitudes de asistencia en el aeropuerto.
El glosario de viajes de Amadeus describe el PNR como el identificador único que los proveedores de viajes y los agentes usan para gestionar los datos personales y de reserva de un solo viaje. Además de vuelos, un PNR puede incluir reservas de hotel, alquiler de coches y solicitudes especiales, por eso casi cualquier gestión, desde un cambio de asiento hasta un reembolso, empieza con este código.
Dónde encontrar el PNR
La referencia de la reserva aparece en varios lugares, y las aerolíneas le dan distintos nombres: código de confirmación, referencia de la reserva, localizador, número de confirmación o código de reserva. Todos suelen referirse al mismo PNR de seis caracteres. Estos son los lugares donde buscarlo:
- el correo electrónico de confirmación de la reserva de la aerolínea o la agencia de viajes, normalmente en la parte superior;
- el recibo del billete electrónico o el itinerario adjunto a la confirmación;
- la tarjeta de embarque, donde suele aparecer como código de confirmación o referencia de la reserva;
- la aplicación de la aerolínea, en la sección de viajes o reservas;
- el área Gestionar reserva del sitio web de la aerolínea;
- el itinerario de la agencia de viajes cuando el viaje se compró a través de un agente o de un sitio de reservas.
Cuando el viaje se reservó a través de una agencia, su confirmación puede mostrar el localizador propio de la agencia en lugar del de la aerolínea. Si el sitio web de la aerolínea no reconoce el código, la agencia o la aerolínea pueden facilitar el localizador de la aerolínea para esa misma reserva. También conviene guardar el código sin conexión, como captura de pantalla o nota en el móvil, porque el wifi del aeropuerto y los datos móviles no siempre están disponibles en el momento en que se necesita.
Qué permite hacer el PNR
Con un PNR y un apellido, el viajero puede abrir la reserva en el sitio web o la aplicación de la aerolínea. Esa es la puerta de entrada al check-in en línea, a la emisión o reimpresión de la tarjeta de embarque, a la consulta del itinerario y del estado del vuelo, y a la actualización de los datos de contacto para que la aerolínea pueda enviar avisos sobre retrasos o cambios de puerta.
El mismo código abre Gestionar reserva, donde los viajeros pueden elegir o cambiar asientos, añadir maletas facturadas u otros servicios, solicitar asistencia especial y, según la aerolínea y las condiciones de la tarifa, corregir un nombre o cambiar las fechas del viaje. Cada aerolínea fija sus propias tarifas y límites para estos cambios, así que las condiciones de la tarifa importan tanto como el código.
Las aerolíneas piden el PNR junto con el apellido por una razón. El PNR identifica la reserva, mientras que el apellido añade una segunda comprobación que vincula al pasajero correcto con el registro correcto y reduce las confusiones. Sin ambos datos, el sistema no abre la reserva.
Por qué un mismo viaje puede tener varios PNR
Un mismo viaje no siempre se guarda en un solo registro. Amadeus señala que la relación entre un PNR y un itinerario depende de cuántas aerolíneas intervienen, de los acuerdos interlínea o de código compartido y del sistema de reservas: un viaje de ida y vuelta o una conexión reservados con la misma aerolínea pueden compartir un PNR, mientras que un itinerario combinado a menudo no. Una agencia de viajes o un GDS puede tener un único expediente de reserva para todo el itinerario, mientras que cada aerolínea mantiene su propio PNR para los vuelos que opera. Por eso un viajero puede ver un código de la agencia y otro distinto en el sitio web de la aerolínea.
Las reservas en código compartido e interlínea funcionan igual: cuando una aerolínea vende un vuelo que opera otra, o cuando varias compañías comparten un itinerario, cada una puede crear su propio registro para su parte del viaje. Los billetes separados generan, lógicamente, PNR separados, los grupos grandes pueden dividirse en varios registros por razones operativas, y también puede aparecer un PNR dividido después de un cambio de horario o de una nueva reserva que separa una reserva original. El check-in en línea de un vuelo operado por una aerolínea asociada suele requerir el localizador de esa aerolínea.
PNR frente a número de billete electrónico
El PNR y el número de billete electrónico suelen imprimirse uno junto al otro, pero identifican cosas distintas. La tabla muestra cómo se comparan los dos códigos.
| PNR (referencia de la reserva) | Número de billete electrónico | |
|---|---|---|
| Formato | Normalmente 6 letras y números | 13 dígitos, los tres primeros identifican a la aerolínea emisora |
| Qué identifica | El registro de la reserva con pasajeros, vuelos y servicios | El documento del billete que se emitió y se pagó |
| Cuándo aparece | En cuanto se crea la reserva, incluso antes de emitir el billete | Solo después de emitir el billete y vincularlo al PNR |
| Tras un cambio de horario | Normalmente se mantiene y se actualiza con los nuevos vuelos | Puede cambiar si el billete se reemite |
| Uso principal | Check-in en línea, Gestionar reserva, estado del vuelo | Reembolsos, reclamaciones de compensación y disputas |
| Dónde encontrarlo | Correo de confirmación, tarjeta de embarque, aplicación de la aerolínea | Recibo del billete electrónico, a veces la tarjeta de embarque |
Tras una cancelación, la reserva deja de estar activa, pero las aerolíneas conservan el historial del registro para gestiones, reembolsos y nuevas reservas. En la práctica, el PNR es el código para el check-in y los cambios, mientras que el número de billete demuestra que un billete se emitió y se pagó. Guardar ambos en la misma nota del móvil ahorra tiempo si algo sale mal.
Cómo usan los gobiernos los datos del PNR
Las aerolíneas no guardan los datos del PNR solo para sí mismas. En la Unión Europea, la Directiva PNR (UE) 2016/681 permite a los Estados miembros tratar los datos de los pasajeros de vuelos para prevenir, detectar, investigar y enjuiciar delitos de terrorismo y delitos graves. Los datos pueden conservarse durante 5 años, pero después de 6 meses deben despersonalizarse enmascarando los identificadores directos, como los nombres, y a partir de ese momento el acceso completo solo se permite en condiciones estrictas. El tratamiento de datos sensibles está prohibido.
En Estados Unidos, la Oficina de Aduanas y Protección Fronteriza (CBP) usa los datos del PNR con los mismos fines generales, entre ellos decidir qué pasajeros necesitan una inspección adicional. La CBP conserva los datos del PNR durante 5 años en un archivo activo y hasta 10 años más en una base de datos inactiva, y los despersonaliza después de 6 meses enmascarando nombres, datos de contacto y otra información personal. La UE ha considerado que las leyes estadounidenses y las políticas de la CBP ofrecen una base adecuada para transferir datos del PNR a Estados Unidos.
A nivel mundial, la OACI recomienda que los Estados conserven los datos del PNR no más tiempo del necesario, con un máximo recomendado de 5 años tras la transferencia, que los despersonalicen en un plazo de 6 meses y no más tarde de 2 años tras la transferencia, y que sean transparentes con los viajeros sobre cómo se recogen, usan y protegen los datos. La Comisión Europea explica las normas de la UE en su página de información sobre viajes.
Otros significados de PNR y cómo protegerlo
El término también tiene otra vida fuera de la aviación. Indian Railways usa el PNR para sus reservas de tren, pero allí es un número de 10 dígitos vinculado a un billete que puede cubrir a un pasajero o a un grupo que viaja junto. Los viajeros introducen este número en el sistema de consultas del ferrocarril para comprobar si una reserva está confirmada o en lista de espera, y el número aparece impreso en la parte superior izquierda del billete. IRCTC, la plataforma de reservas del ferrocarril, lo describe como un código generado por el sistema de reservas de pasajeros que contiene los datos del viaje.
Como un PNR y un apellido bastan para abrir una reserva, el código merece el mismo cuidado que una contraseña. Las tarjetas de embarque y las confirmaciones también llevan un código de barras o un código QR vinculado a los datos de la reserva, así que las fotos publicadas en redes sociales pueden dar a desconocidos acceso a la selección de asientos, a los datos de contacto o incluso a cambios en el viaje. El código de barras sigue el estándar Bar Coded Boarding Pass de la IATA y almacena, entre otras cosas, el nombre del pasajero, la referencia de la reserva y el vuelo. Una captura de pantalla del vuelo en el móvil es más segura de compartir que una foto de la tarjeta de embarque.
El PNR también ayuda el mismo día del viaje. Tras dejar el hotel antes de un vuelo tardío, o durante una escala larga en aeropuertos como el Aeropuerto Internacional de Los Ángeles o París Charles de Gaulle, el código de reserva es todo lo que hace falta para hacer el check-in más tarde desde el móvil. Un servicio de consigna de equipaje como Qeepl ayuda a encontrar un punto de almacenamiento verificado cerca de aeropuertos, estaciones y centros urbanos desde US$3.50 por bulto al día, para que las horas libres se dediquen a la ciudad en lugar de vigilar una maleta.
